Fiecare început de sezon aduce în firme aceleași ritualuri: o ședință în plus, o prezentare cu obiective, un mesaj de la conducere despre noua etapă. Noi, cei care am văzut multe asemenea începuturi, ne uităm la toate cu o jumătate de zâmbet. Am auzit cuvântul leadership de atâtea ori încât a devenit zgomot de fond. Totuși, există o întrebare pe care sceptici ca noi o evităm cel mai des, și anume ce se întâmplă cu echipa noastră dacă mâine lipsește omul din care totul pornește. Răspunsul, de obicei, e incomod. Să ne uităm la el cu calm, fără slogane, și să vedem cum ar arăta o pregătire adevărată, făcută cu un om de încredere alături.
De ce ne descurcăm greu cu subiectul acesta
Scepticismul nostru nu vine din răutate. Vine din experiență. Am văzut programe de dezvoltare care au costat mult și n-au schimbat nimic, am citit planuri de succesiune care au ajuns într-un sertar și nu au mai fost deschise de nimeni. Când cineva spune că trebuie să formăm viitorii lideri, instinctul nostru e să căutăm ce se vinde de fapt în spatele cuvintelor.
Dar există o diferență între ce se spune la o conferință și ce se întâmplă într-un birou obișnuit. În birou, cineva pleacă în concediu medical, cineva primește o ofertă de la altă firmă, cineva iese la pensie după treizeci de ani de muncă, iar firma află dintr-odată cât de mult ținea totul în capul unui singur om. Nu e o teorie. Se întâmplă în cele mai solide organizații, iar prima săptămână după e adesea cea mai grea.
Prima observație personală a acestui text: nu am cunoscut încă o echipă care să regrete că s-a pregătit, dar am cunoscut multe care regretă că n-au făcut-o. Poate pentru că pregătirea e liniștită, iar lipsa ei e zgomotoasă. Și cum noi, scepticii, credem mai mult în ce se vede decât în ce se promite, merită să căutăm pașii mici care se văd imediat.
Merită spus și ce nu e acest subiect: nu e o ocazie de a ne face de cap, de a număra oamenii care ar putea pleca sau de a ne simți nesiguri. Când e făcut bine, vorbim despre un sprijin pentru echipă, nu despre o amenințare. Dacă tonul discuției e calm, oamenii îl simt și se liniștesc, iar nimeni nu pleacă din cauza unei liste.
Omul de încredere, mai valoros decât orice program
Dacă ar trebui să alegem un singur lucru dintr-o pregătire serioasă, am alege omul de încredere. Nu un manager nou, nu un consultant, nu un manual, ci un coleg sau un mentor care știe cum gândim și ne poate spune adevărul fără ocolișuri. Cu el vorbim despre ce știm și ce nu știm, iar el ne ascultă fără să noteze nimic pentru raport.
Un asemenea om se alege cu grijă. Nu e neapărat cel mai înalt în ierarhie sau cel mai apropiat de noi. E acela care a trecut prin situații asemănătoare și nu se teme să recunoască greșelile. Pentru cine vrea să înțeleagă mai bine cum se leagă astfel de relații de ideea de conducere, idei despre leadership găsești în rubrica dedicată de pe Revista Management, scrise pe un ton care nu cere să crezi din prima ceea ce citești.
Ce facem concret cu omul acesta? Ne întâlnim cu el la intervale fixe, o dată pe lună, de pildă, pentru o oră. Fără ordine de zi complicată. Ne spune ce a observat, noi îi spunem ce ne preocupă. Uneori e suficient să spunem cu voce tare ce ne apasă pentru ca soluția să pară evidentă. Alteori ne arată o greșeală pe care n-am văzut-o. În ambele cazuri, relația face lucrul pe care niciun curs nu îl poate face: ne oglindește.
Un sceptic ar mai adăuga ceva: omul de încredere nu trebuie să fie de acord cu noi. Dimpotrivă, e de preferat unul care contrazice politicos. Cine ne dă mereu dreptate ne liniștește și nu ne ajută.
De obicei, încercarea cea mai grea e să găsim cuvintele. Cum îi spui unui coleg valoros că ai nevoie să-ți arate cum face ce face, fără să sune a bănuială? Funcționează formula simplă: vrem să învățăm de la tine, ca să putem lucra liniștiți și atunci când ești plecat. Majoritatea oamenilor se simt apreciați, nu amenințați, când aud asta.
Ziua în care cineva lipsește și nimeni nu știe cum se face
Să ne imaginăm o scenă simplă. Într-o dimineață de luni, Mihai, cel care știa ce se întâmplă cu fiecare client, nu mai vine. Cineva trebuie să răspundă telefoanelor. Cineva trebuie să știe unde sunt contractele, cine are acces la contul de furnizor și de ce se face lucrul acela ciudat, în fiecare lună, cu un fișier vechi. Nimeni nu știe. Echipa nu e neglijentă, doar că nimeni nu i-a cerut să afle.
Ce lipsea nu era un plan de zece pagini, ci o mână de lucruri mici. Un dosar cu pașii principali, o persoană care a văzut măcar o dată cum se face, o listă de contacte. Cu atât aveai jumătate din problemă rezolvată. Restul se învață din mers, cu greșeli, dar fără panică.
Iată de ce subiectul nu e despre ierarhii, ci despre continuitate. O echipă care știe că poate continua fără un om anume nu are mai puțină încredere în el, ci mai multă. Tocmai pentru că știe că nu depinde de unul singur, omul acela e liber să plece în concediu, să se îmbolnăvească sau să primească o promovare fără să lase în urmă un dezastru.
Încă un lucru văzut la multe echipe: sarcinile se transmit mai ușor când omul care pleacă e implicat și nu lăsat să dispară în tăcere. Dacă ne dă două ore ca să ne arate cum merge treaba, câștigăm săptămâni întregi. Iar dacă pune pe hârtie pașii pe care îi făcea din reflex, avem un document mai valoros decât multe manuale scrise de alții.
Cum arată o pregătire fără ceremonii
Poate că cel mai bun lucru la o pregătire reușită e că nu seamănă cu un eveniment. Nu are sală, nu are prezentare, nu are fotografie de grup. E o serie de gesturi mărunte, repetate, care se adună. Începe cu o listă simplă: care sunt funcțiile fără de care firma s-ar bloca și cine le ocupă acum. Doar atât, scris pe o foaie.
Apoi, pentru fiecare funcție, se pune o întrebare directă: cine ar putea prelua măcar o parte dacă mâine ar fi nevoie? Uneori, răspunsul e nimeni, ceea ce e util să afli. Alteori sunt doi sau trei oameni, cu pregătiri diferite. Pentru ca discuția să fie structurată, un material despre plan de succesiune pentru funcțiile cheie explică pașii principali, de la identificarea rolurilor critice până la evaluarea candidaților, și poate servi drept punct de plecare fără să te forțeze să adopți o metodă anume.
Ce vine după, rămâne la îndemâna noastră. Cei aleși primesc, treptat, responsabilități mici: o ședință condusă, un client preluat pentru o lună, o decizie asumată. Nimeni nu e aruncat în apă cu legături la ochi. Se măsoară, se vorbește, se corectează, se continuă. Ne place să credem că așa se naște încrederea, nu din discursuri.
Ne ajută și să acceptăm că unii oameni nu vor să preia nimic, și e în regulă. Nu toți își doresc o funcție mai mare. Unii preferă o muncă bine făcută, la nivelul lor, și o viață echilibrată în afara ei. A respecta asta înseamnă, de fapt, a ști cu cine poți conta și pe ce parte a drumului.
Începutul de sezon, momentul cel mai blând pentru un pas mic
De ce nu mai târziu, în decembrie, sau mai bine anul viitor? Pentru că început de sezon înseamnă o fereastră rară în care oamenii sunt dispuși să asculte, planurile sunt încă libere, iar presiunea nu a atins încă maximul. După o perioadă de liniște, mulți se întorc cu energie și răbdare, iar o conversație despre viitor ajunge la ei fără să sune a avertisment.
Iar dacă ești sceptic, începe cu ceva mic și vezi ce se întâmplă. Nu anunța un program. Doar caută omul de încredere, stabilește o întâlnire și pune pe masă întrebarea cu funcțiile cheie. Dacă după două luni nu ai nimic de arătat, ai pierdut două ore. Dacă ai o listă și o conversație începută, ai câștigat un obicei.
Observăm de multe ori că cele mai importante schimbări nu vin cu fanfară. Vin cu o cafea împărțită, o listă scrisă de mână și o hotărâre tăcută, luată într-o dimineață obișnuită. În rest, avem toată viața să fim sceptici.
Și un gând pentru cei care, ca noi, nu cred ușor în schimbare: nu trebuie să fim convinși ca să începem. Ajunge să fim curioși. Curiozitatea, spre deosebire de entuziasm, nu se uzează repede și nu promite mai mult decât poate duce. Dacă după câteva luni vedem că ne-a ajutat, o păstrăm. Dacă nu, ne-am dovedit că aveam dreptate, ceea ce nu e o înfrângere pentru un sceptic.
Ce putem face până la sfârșitul săptămânii
Alegem un om în care avem încredere și îi propunem o oră de discuție lunară. Scriem pe o foaie trei funcții fără de care echipa s-ar bloca și, lângă fiecare, un nume posibil și o întrebare deschisă. Notăm un singur pas pentru luna aceasta, cum ar fi să documentăm ce face una dintre aceste funcții. Atât. Restul e răbdare, iar noi, scepticii, o avem din belșug.
